7 công việc lễ tân khách sạn cần làm trước khi đón khách

Lễ tân được coi là “bộ mặt, “hình ảnh” của khách sạn và là điểm chạm đầu tiên trong hành trình trải nghiệm dịch vụ tại khách sạn. Do vậy, lễ tân cần chuẩn bị công việc một cách chu đáo để đón tiếp khách hàng sao cho hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Sau đây, chia sẻ với bạn “7 công việc lễ tân khách sạn cần làm trước khi đón khách“.

1. Lễ tân khách sạn

Nhân viên lễ tân khách sạn là những người làm việc tại bộ phận tiền sảnh trong khách sạn. Lễ tân thường là người đầu tiên tiếp xúc và làm việc với khách hàng. Có nhiệm vụ đảm bảo gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho khách sạn. Đồng thời quyết định sự thành công trong giới thiệu, quảng bá hình ảnh thương hiệu khách sạn. Để từ đó thu hút khách hàng tiềm năng và giữ chân khách hàng trung thành.

2. Mô tả công việc của nhân viên lễ tân

Công việc của lễ tân khách sạn thường được chia theo ca. Cụ thể là ca sáng, ca chiều và ca đêm. Đồng thời được thực hiện theo quy trình chuẩn của khách sạn thông qua 4 giai đoạn chính. Bao gồm giai đoạn trước khi đón khách – giai đoạn check in – giai đoạn khách lưu trú tại khách sạn – giai đoạn check out, thanh toán và rời khách sạn.

Ngoài ra, lễ tân còn có nhiệm vụ tư vấn dịch vụ và giải đáp những thắc mắc cho khách nếu có. Bên cạnh đó còn tiếp nhận yêu cầu của khách và chuyển đến các bộ phận liên quan. Và giải quyết những tình huống than phiền, phàn nàn của khách trong phạm vi quyền hạn.

3. Vai trò của vị trí nhân viên lễ tân đối với kinh doanh khách sạn

3.1. Tạo ấn tượng đầu tiên

Tiếp đón khách hàng là cơ hội đầu tiên để khách sạn tạo dựng ấn tượng sâu sắc đối với khách hàng. Một nụ cười thân thiện, lời chào chuyên nghiệp và thái độ niềm nở có thể khiến khách hàng cảm thấy được chào đón và tôn trọng ngay từ khi họ bước vào sảnh. Điều này không chỉ định hình suy nghĩ ban đầu của khách hàng về chất lượng dịch vụ mà còn là nền tảng xây dựng mối quan hệ lâu dài giữa khách hàng và khách sạn.

3.2. Xây dựng hình ảnh và thương hiệu

Lễ tân đóng vai trò là “bộ mặt” của khách sạn, thể hiện giá trị cốt lõi và phong cách phục vụ của thương hiệu. Một quy trình tiếp đón bài bản và chuyên nghiệp sẽ tạo dựng lòng tin, củng cố danh tiếng cho khách sạn trên thị trường. Thương hiệu của một khách sạn không chỉ được đánh giá qua cơ sở vật chất mà còn qua cách họ đối xử với khách hàng ngay từ lần gặp đầu tiên.

3.3. Tăng sự hài lòng và trải nghiệm khách hàng

Khách hàng luôn mong đợi sự thoải mái và tôn trọng khi đến khách sạn. Một trải nghiệm tiếp đón thân thiện và chu đáo sẽ làm tăng sự hài lòng của họ, khiến chuyến đi thêm trọn vẹn. Đặc biệt, cảm giác được quan tâm ngay từ những phút đầu tiên sẽ tạo ra ấn tượng tích cực, giúp khách sạn ghi điểm mạnh mẽ trong lòng khách hàng.

3.4. Phát hiện và đáp ứng nhu cầu cá nhân hóa

Quá trình tiếp đón không chỉ là việc chào hỏi, mà còn là cơ hội để đội ngũ lễ tân nhận diện và đáp ứng nhu cầu đặc biệt của từng khách hàng. Những câu hỏi tinh tế và sự quan sát kỹ lưỡng sẽ giúp lễ tân hiểu rõ mong muốn của khách, từ đó mang lại dịch vụ cá nhân hóa như phòng phù hợp, dịch vụ ăn uống đặc biệt hay các yêu cầu khác. Đây là yếu tố quan trọng giúp khách hàng cảm thấy họ được trân trọng.

3.5. Tạo lợi thế cạnh tranh cho khách sạn

Một đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp sẽ giúp khách sạn nổi bật giữa các đối thủ cạnh tranh. Trong thị trường khách sạn đầy tính cạnh tranh, khách hàng có xu hướng quay lại những nơi mà họ từng nhận được sự phục vụ tận tình và đáng nhớ. Chính sự tiếp đón chu đáo và thái độ phục vụ chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng khiến khách sạn tạo được lợi thế vượt trội.

3.6. Đóng góp vào sự phát triển bền vững của khách sạn

Khách hàng hài lòng với trải nghiệm tiếp đón sẽ không ngần ngại để lại những đánh giá tích cực, góp phần nâng cao uy tín của khách sạn trên các nền tảng trực tuyến. Điều này không chỉ mang lại khách hàng mới mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững, tạo động lực để khách sạn duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ trong tương lai.

4. Tổng hợp những công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách

Sau đây hãy cùng điểm qua 7 công việc không thể bỏ qua của lễ tân trước khi đón khách:

4.1 Kiểm tra thông tin khách hàng

Việc kiểm tra thông tin khách hàng là một trong những việc làm cơ bản đối với lễ tân khách sạn. Nhân viên lễ tân cần phải nắm bắt được những thông tin cơ bản. Đặc biệt lưu ý những yêu cầu đặc biệt (nếu có) của khách hàng. Điều này sẽ giúp cho việc đối chiếu thông tin khách hàng dễ dàng hơn. Cũng như giao tiếp thuận lợi, phục vụ chu đáo và đúng nhu cầu.

Ngoài ra, lễ tân nên chú ý vấn đề gọi đúng tên khách hàng bằng giọng điều thân thiện, lịch sự. Như vậy sẽ tạo thiện cảm ban đầu với du khách. Đồng thời thể hiện được sự tận tâm, chuyên nghiệp của khách sạn. Hơn nữa, nhân viên lễ tân cũng nên kiểm tra qua lịch sử lưu trú của du khách. Từ đó có thể biết được đó có phải là khách quen hay khách đã từng ở tại khách sạn không. Đặc biệt bạn cũng cần lưu ý những thói quen hay sở thích, phong tục tập quán của khách để nỗ lực đáp ứng và phục vụ khách tốt hơn.

4.2 Chuẩn bị hồ sơ đăng ký trước và phân buồng dự kiến cho khách

Bước chuẩn bị này giúp lễ tân khách sạn thực hiện các thủ tục check-in cho khách hàng được nhanh chóng, chính xác hơn. Từ các thông tin do nhân viên đặt phòng chuyển sang. Nhân viên lễ tân cần chuẩn bị hồ sơ đăng kí trước và phân phòng dự kiến cho khách. Ngoài ra, cũng cần lưu ý những khách muốn đến sớm để check-in.

4.3 Chuẩn bị dịch vụ đưa đón sân bay

Đa số các khách sạn hiện nay đều có dịch vụ đưa đón sân bay. Bởi đây là một trong những dịch vụ khiến khách hàng hài lòng ở mức độ cao về chất lượng dịch vụ của khách sạn. Do vậy, nhân viên lễ tân và nhân viên đưa đón cần nắm bắt được giờ giấc di chuyển của khách. Cũng như giờ đáp chuyến bay để đón khách đúng giờ. Tránh trường hợp đến quá sớm hoặc đến quá trễ khiến khách hàng phải chờ đợi quá lâu.

4.4 Vệ sinh quầy lễ tân và khu vực sảnh đón tiếp

Quầy lễ tân cần phải đặc biệt chú trọng đến vấn đềvệ sinh không gian tiền sảnh. Bởi đây là nơi đầu tiên mà du khách tiếp xúc khi đặt chân đến khách sạn. Tại đây khách hàng cũng sẽ nán lại để hoàn tất các thủ tục check-in trước khi nhận phòng và sử dụng dịch vụ tại khách sạn. Do vậy, lễ tân khách sạn nên phối hợp nhịp nhàng với bộ phận buồng phòng, nhân viên vệ sinh công cộng. Từ đó đảm bảo vệ sinh trước khi đón khách. Lưu ý thêm tại các vị trí khác như cầu thang, thang máy, ghế ngồi chờ…

4.5 Liên hệ với Housekeeping về tình trạng phòng

Đây là công việc bắt buộc mà lễ tân khách sạn cần phải làm. Có như vậy mới đảm bảo khách hàng không phải chờ đợi được nhận phòng dù đã đến giờ check-in theo quy định. Ngoài ra, công việc này còn để phòng đã được dọn sạch, được bày trí ngăn nắp đúng chuẩn quy định của khách sạn. Từ đó khách hàng sẽ vô cùng hài lòng về chất lượng dịch vụ của khách sạn của bạn.

4.6 Liên hệ với Waiter/ Waitress để phục vụ khách

Hầu hết khách sạn từ 3 sao trở lên đều phục vụ welcome drinks để chào mừng khách. Sau một chuyến di chuyển xa, việc được chào đón nồng hậu bởi sự tận tình của nhân viên. Cùng với không gian thoáng, sạch cùng ly nước mát sẽ giúp tâm trạng của du khách cực kỳ tốt. Hơn thếviệc này sẽ khiến họ dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định sử dụng dịch vụ.

4.7 Giữ tâm lý thoải mái, tự tin để đón khách

Đội ngũ nhân viên lễ tân được ví như “bộ mặt” của khách sạn. Vậy nên việc mỗi lễ tân đều niềm nở, giao tiếp lịch sự, cử chỉ điềm đạm,… Chắc chắn sẽ là điểm cộng lớn với du khách trong suốt thời gian lưu trú.

Trên đây, đã chia sẻ với bạn “7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách”. Hy vọng rằng với bài viết trên đây, lễ tân khách sạn sẽ chuẩn bị tốt những công việc cần làm trước khi đón khách. Để từ đó giúp ghi điểm trong mắt khách hàng dễ dàng và chuyên nghiệp nhất.