Quy trình công việc khi đón khách VIP và VVIP của khách sạn

Tùy theo từng loại khách sạn khác nhau mà tiêu chí phân loại khách VIP và VVIP cũng khác nhau, dưới đây là một số ví dụ điển hình:

Khách VIP bao gồm: Trưởng phòng công ty, trưởng đại lý du lịch, cặp vợ chồng hưởng tuần trăng mật, nhà báo phóng viên, nhà tổ chức sự kiện, tổng giám đốc hay trưởng bộ phận chi nhánh của một công ty lớn…

Khách VVIP bao gồm: Hội đồng quản trị, chủ sở hữu đối tác, khách hàng trung thành, người đứng đầu quốc gia và cơ quan nhà nước cao cấp.

Công việc đón tiếp khách VIP và VVIP đến khách sạn được tiến hành từ giai đoạn đặt phòng khách sạn. Tất cả các phòng ban bắt buộc phải phối hợp hiệu quả với nhau và được kiểm soát cẩn thận, tạo ra một quy trình chào đón khách VIP và VVIP có hiệu quả:

Việc đặt phòng của khách VIP và VVIP phải được bộ phận sales thông báo đến bộ phận đặt phòng; bắt đầu từ ngày thông báo, bộ phận đặt phòng phải lựa chọn kỹ phòng đặc biệt dành cho khách VIP và VVIP, sau đó là cẩn thẩn tránh trường hợp những khách khác cũng yêu cầu chọn phòng đó.

Trong hệ thống đặt phòng, thì những phòng ấn định dành cho khách VIP và VVIP phải được đặt mã trên hệ thống quản lý tài sản khách sạn.

Khi bộ phận đặt phòng gắn mã cho phòng VIP và VVIP, thì điều đó sẽ giúp những bộ phận khác trong khách sạn biết được tình trạng của phòng và thực hiện những công việc cần thiết để chào đón khách VIP và VVIP.

Tình trạng của khách VIP và VVIP sẽ được ưu tiên cho trong những danh sách báo cáo như: List ngày đến, List hỗ trợ dịch vụ, List ngày đi… Cộng thêm khách VIP và VVIP sẽ được khách sạn tặng kèm phần mềm quản lý khách sạn, có thể truy cập vào xem những đặt phòng của khách khác, ví dụ “ GM của công ty này sẽ gặp AGM của công ty kia vào ngày đầu tiên tới khách sạn.”

Sau khi đã ấn định việc chọn phòng cho khách VIP và VVIP, thì bộ phận tiền sảnh sẽ gửi mẫu yêu cầu của khách VIP và VVIP đến bộ phận buồng phòng và nhân viên dọn dẹp sẽ thực hiện sắp xếp những yêu cầu của khách đưa ra.

Nếu có sự thay đổi phòng dành cho khách VIP và VVIP thì phải thông báo ngay lập tức đến bộ phận buồng phòng.

Bộ phận buồng phòng sẽ ưu tiên dọn dẹp những phòng dành cho khách VIP và VVIP, sau khi hoàn tất dọn dẹp, sẽ gửi thông báo nhanh nhất đến bộ phận tiền sảnh về tình trạng phòng - khách có thể sử dụng ngay.

Trong phòng dành cho khách VIP và VVIP cần đặt những tiện nghi chào đón miễn phí.

Những tiện nghi miễn phí bắt buộc phải phản ánh được uy thế và nền tảng văn hóa của khách VIP và VVIP.

Trưởng bộ phận buồng phòng hay phó bộ phận buồng phòng có nhiệm vụ kiểm tra cẩn thận phòng dành cho khách VIP và VVIP trước khi thông báo cho bộ phận tiền sảnh.

Vào ngày đến của khách VIP và VVIP, phải đảm bảo rằng những yêu cầu đặc biệt của khách- đã được thực hiện và có thể sử dụng ngay.

Trước giờ khách VIP đến, bộ phận tiền sảnh phải thông báo cho bộ phận lễ tân, tổng giám đốc và giám đốc tập trung chào đón, và đáp ứng những yêu cầu khác của khách VIP và VVIP.

Hỗ trợ cho khách VIP và VVIP lên phòng và tiến hành thủ tục kiểm tra trong phòng.

Điền đầy đủ thông tin của bạn vào mẫu đăng ký trước khi trình diện tới khách VIP và VVIP.

Đề nghị một chương trình du lịch đến khách VIP và VVIP hoặc thư ký của khách VIP và VVIP như là một cách thân thiện lịch sự của khách sạn dành cho khách VIP và VVIP. ( thường đề nghị này được đưa ra trong vòng 24h đầu tiên khi khách đến khách sạn)

Danh sách khách VIP và VVIP phải được lưu ý viết trên bảng trắng của phòng tiền sảnh, phòng điều hành và phòng trực ban của bộ phận buồng phòng.